Los trabajadores están estancados con el software a pesar del cambio a la IA

Algunos juegos de computadora de la década de 1990 tenían una “llave de jefe” que permitía al equipo abrir una hoja de cálculo de Excel para que pareciera que estaba funcionando.

Ahora los jefes pueden estar enojados con un trabajador sorprendido trabajando con una hoja de cálculo. Excel, propiedad de Microsoft, tiene 40 años. Algunos líderes tecnológicos lo ven, en el mejor de los casos, como un obstáculo para facilitar los flujos de trabajo digitales y la IA; en el peor, como un accidente a punto de suceder.

Excel es absolutamente omnipresente en el mundo empresarial. De acuerdo a Investigación a través del entrenamiento de agudezaDos tercios de los trabajadores de oficina utilizan Excel al menos una vez por hora.

Tom Wilkie, director de tecnología de la firma de visualización de datos Grafana, dice que la persistencia de Excel ha disminuido un poco en la forma en que se integra en la educación tecnológica, junto con Word y PowerPoint.

“Excel es una herramienta realmente buena. Ya sea que desee observar un pequeño conjunto de datos, probar una idea o crear un gráfico rápido para una presentación, no hay nada mejor para un análisis rápido y sencillo”, afirma.

El problema es que las personas y las empresas no logran distinguir entre procesamiento de datos y análisis y visualización de datos, afirma el profesor Mark Whitehorn, profesor emérito de análisis de la Universidad de Dundee.

“Hay todas estas pequeñas secciones donde los datos entran, van a una hoja de cálculo, se procesan a través de macros y salen por el otro extremo”, dijo Whitehorn.

Se puede considerar a Gross como un atajo. Automatiza una serie de pasos en una hoja de cálculo para que las instrucciones se puedan realizar con un solo clic, por ejemplo, formatear datos con un estilo determinado o realizar cálculos.

Las hojas de cálculo a menudo están mal documentadas y mantenidas, continúa Whitehorn, “y el tipo que escribió las macros ya no está y la gente del departamento no sabe cómo ejecutarlas”.

En términos más prácticos, dijo, eso significa que los datos dentro de una organización no están controlados centralmente. Esto dificulta almacenar y mover datos por la organización o extraerlos para un análisis más amplio y para impulsar la IA.

Esto lleva a que operaciones críticas dependan de hojas de cálculo frágiles.

El año pasado surgió Health New Zealand. Se utiliza una hoja de cálculo de Excel. como su “archivo de datos primario” para gestionar y analizar su desempeño financiero.

Esto dificultó la recopilación e integración de datos, generó discrepancias y errores y dificultó la obtención de una descripción general en tiempo real.

En el Reino Unido, el proceso de contratación de anestesistas Atrapado en la confusión A través del caos de las hojas de cálculo en 2023 El escándalo de los datos afganos Causado por compartir una hoja de cálculo de Excel.

Pero sacar a los equipos y a las personas de Excel es un desafío.

“Es difícil para un proveedor externo o un proveedor de herramientas externo proporcionar a una organización algo que pueda usarse en todos los diferentes equipos”, explica Mauty Walley, director de planificación y transformación digital de la empresa canadiense de telecomunicaciones Telus.

Supervisó la iniciativa para convertir a cientos de empleados de Excel a un sistema de planificación personalizado.

Su objetivo es simplificar la integración y gestión de datos, aumentar la automatización e incorporar IA.

Pero la gente quería mantener sus configuraciones de Excel existentes y descargar información del nuevo sistema, explicó Wali. “Yo diría que no en absoluto. Tienes que forzar la hoja de cálculo para que coexista con tus (nuevas) aplicaciones en lugar de permitirlo”.

En defensa de su software, un portavoz de Microsoft afirmó: “Durante cuatro décadas, Excel ha evolucionado desde una hoja de cálculo básica hasta una plataforma versátil que todo el mundo utiliza.

“Con el uso mensual en constante aumento durante los últimos seis años, hoy en día se utiliza más que nunca y sigue siendo la herramienta predeterminada para el análisis, modelado y generación de informes de datos en todas las industrias”.

Las grandes organizaciones no son las únicas que pueden beneficiarse al repensar su dependencia de Excel. Kate Corden dirige un negocio de ajuste de bicicletas, Hackney Bike Fit, lo que significa gestionar dos flujos de datos (información personal sobre los clientes, altura, peso, flexibilidad) e información sobre bicicletas.

Es una experta usuaria de Excel desde su época como responsable de desarrollo de negocio en el mundo corporativo. Pero, afirma, “es fácil perder datos. Es fácil cambiarlos”.

Corden se mudó a LinkSpace, originalmente diseñado como una herramienta de gestión de casos que puede adaptarse a flujos de trabajo complejos. “Te ofrece un sistema completo de gestión de datos en el que tienes todo en lugar de tener varios Excel, lo que realmente me ha ayudado a medida que crecí”.

Y los beneficios potenciales de deshacerse de Excel pueden extenderse fácilmente más allá de la gestión de datos.

Julian Tanner, ejecutivo de relaciones públicas en Londres, también es tesorero de una organización benéfica local. Convirtió las cuentas de la organización benéfica de Excel a un paquete de contabilidad en línea que captura información de las facturas.

La IA incorporada del paquete significa que puede generar informes personalizados con solo presionar un botón.

También significa que pueden ahorrar más de £6000 al año proporcionando servicios de contable. “Es un gran gasto para una organización benéfica”, dijo Tanner, “que siempre tratas de evitar”.

Para las grandes empresas, los beneficios incluyen flujos de trabajo más fluidos y datos agregados y estandarizados que pueden introducirse en sistemas de inteligencia artificial o aprendizaje automático.

Además de una integración de datos más fluida y ciclos de planificación más rápidos, Vali espera ahorrar 42 millones de dólares canadienses (30 millones de dólares; 23 millones de libras esterlinas) al año al eliminar el capital desalineado. Otros equipos de Telus ahora están considerando hacer lo mismo.

Pero eso significa que los consumidores están dispuestos a ceder parte del control, o al menos la ilusión de control.

“La gente dice: ‘Estoy tomando mis datos y haciendo esto'”, explica Whitehorn. Pero “no son sus datos, son los datos de la empresa”.

Puede que no sea realista eliminar Excel por completo. Por lo tanto, Whitehorn sugiere que es posible que sea necesario rediseñar la clave Boss en el futuro para cubrir el uso de una hoja de cálculo.